Certifikace QMS, EMS a BOZP - Rady pro malé podniky

O organizaci, která ke svému živnostenskému listu předkládá i certifikát systému jakosti podle normy ISO 9001, lze předpokládat, že její systém řízení zaručuje: že největším zájmem každého pracovníka, se kterým přijde zákazník do styku, je zajistit jeho spokojenost, že ceny, které formuluje ve svých nabídkách, jsou dobře stanovené a nebudou se v průběhu prací navyšovat, že výrobek bude na profesionální úrovni a že kromě kvality provedení a ceny, budou dodrženy i všechny dohodnuté termíny, že realizace zakázky probíhá v kulturním prostředí, kde se plní všechna zákonná nařízení. V případě náhodného incidentu bude rychle k dispozici dostatek podkladů a důkazů, aby se o zakázku nezačala starat kriminální policie, že se při realizaci dodávaného produktu použijí komponenty a materiály, které jsou optimální jak z hlediska kvality, tak z hlediska ceny, a i z hlediska plnění zákonných požadavků, že k vykonanému dílu bude dodána správná dokumentace v kulturním provedení a v dohodnutém termínu, že v případě, že se vyskytne závada, budou veškeré nedostatky co nejrychleji vypořádány podle dohodnutého algoritmu, a to vše proběhne s dobrou štábní kulturou. Procesní přístup Dvouleté zkušenosti s aplikací normy ISO 9001:2000 ukázaly, že největším problémem je správné využívání procesního myšlení při řízení firem přestože to je právě princip vedoucí k poměrně dobrým výsledkům při řízení podnikání. I pro malou firmu je užitečné si uvědomit vlastní procesy, zmapovat si jejich průběh a označit jejich slabá místa. Identifikace slabých míst přirozeně vede manažery nebo vlastníky k tomu, aby stanovili cíle, kterých chtějí dosáhnout tím, že se zaměří na odstranění těchto slabin. Důležitý je pohled na klíčové procesy jako celek, z většího odstupu. Je však třeba si vyjasnit , co se rozumí pod pojmem klíčové procesy. Jako klíčové nutno chápat ty procesy, které: mají největší vliv na kvalitu produktu, obsahují největší riziko zákaznické nespokojenosti, obsahují riziko neplnění zákonných požadavků, zahrnují největší ekonomická rizika, silně závisí na kvalifikaci personálu, jsou příčinou největších problémů. Klíčové procesy pro jiné typy organizací jsou uvedeny v tabulkách 1 a 2. Tabulka 1 - Obchodní organizace Klíčové procesy Řídící procesy Podpůrné procesy » Zpracování poptávky (nabídka) » Komunikace se zákazníkem, smlouvy » Plánování výroby a/nebo zajištění nákupu » Expedice » Skladování » Plánování obratu » Plánování teritorií a zákazníků » Analýza dat o stavu zásob » Přezkoumání stavu plnění zakázek » Sledování strategií ve vztahu k zákazníkům » Personalistika » Logistika » Vybavenost skladů » Zajištění dopravy » Zajištění bezpečného provozu ve skladech Tabulka 2 - Servisní organizace Klíčové procesy Řídící procesy Podpůrné procesy » Servisní smlouvy » Plánování kapacit » Realizace servisní zakázky » Plánování obratu » Plánování optimálních nákladů » Analýza dat o vývoji stavu » Přezkoumání stavu plnění » Monitorování spokojenosti zákazníků » Výcvik pracovníků » Zacházení s majetkem zákazníka K tomu, aby bylo možné tyto procesy správně řídit, musí být jasné, co který z nich má přinášet z dlouhodobějšího pohledu, minimálně ročního. Proces spojený se získáváním zákazníků musí přinášet dlouhodobou stabilitu obratu, proces realizace zakázky musí přinášet kvalitu a dostupnost produktu, která zákazníky uspokojí, současně s přiměřenými náklady, které zase mohou uspokojit majitele. Pokud se tyto řídicí znaky nepromítnou do firemních cílů kvantifikovaným způsobem, nelze hovořit o systematickém řízení firmy. Do strategického řízení patří především promyšlený rozvoj vlastní organizace jako celku i jejích dílčích útvarů. Počáteční záměr musí vycházet z analýzy postavení a možností vlastní organizace v rámci okolního prostředí .Rozvoj vlastního podnikatelského plánu je zapotřebí řídit postupným stanovováním cílů, s následným zajišťováním všech činností k jejich dosažení při současném přezkoumávání jejich aktuálnosti. V okamžiku , kdy se situace začne měnit a cíle začínají ztrácet smysl, je třeba okamžitě je korigovat. Cíle musí být vzájemně konzistentní a potřebné a užitečné z hlediska realizace vlastního produktu, ambiciozní z hlediska postavení a konkurenceschopnosti firmy, realizovatelné, měřitelné a hodnotitelné v průběhu jejich realizování. K tomu všemu je třeba sbírat data, vyhodnocovat je a hlavně na jejich základě přezkoumávat, kde jsou kritická a slabá místa, stanovovat potenciály pro zlepšování, plánovat projekty nebo i jednodušší akce pro dosažení lepšího stavu a realizovat je včetně neustálého přezkoumávání úspěšnosti realizovaných kroků Které informace se mají systematicky sbírat a vyhodnocovat? V každém případě ty, které si vlastník firmy identifikuje jako zajímavé: Určitě sem patří informace, týkající se úspěšnosti procesů, spojených s výrobkem nebo službou, která je poskytována. Sem patří především kvalita výrobku, měřená jeho typovými parametry, chybovostí při výrobě, poruchovostí v provozu, bezpečností, dostupností; výkonnost procesů spojených se vznikem výrobku (měřená např. výtěžností, produktivitou, přidanou hodnotou na pracovníka nebo i cenou za jednotku výrobku; využitelnost zařízení (měřená průchodností výrobků přes zařízení); konkurenceschopnost ( získaná porovnáním - Benchmarkingem s jiným obdobným zařízením). Nezbytné je monitorování spokojenosti zákazníků. Je nutno si specifikovat, kdo je všechno zákazník, segmentovat zákaznickou oblast, a promýšlet , čím jednotlivé oblasti zainteresovat. Řízení zdrojů Co všechno chápeme jako zdroje? Je to především kvalifikovaný a motivovaný personál, jehož potenciál je třeba rozvíjet plánovitě, ať už s ohledem na počet a strukturu jednotlivých skupin pracovníků, financování dalšího vzdělávání, zajištění prostředků pro toto vzdělávání. Řízení zdrojů nutno rovněž chápat jako plánovité rozvíjení infrastruktury v souladu s plánovitým rozvojem podnikatelského subjektu. Zpravidla to představuje optimální návrh vybavení z hlediska metod i kapacit, efektivnosti a modernosti použitých technologií současně s vytvářením příjemného a harmonického prostředí a dalších podpůrných služeb. Patří sem však i promyšlené zajištění bezpečnosti práce, protipožární ochrany, hygienických předpisů, péče o životní prostředí a v neposlední řadě bezpečnosti a spolehlivosti informací. Základem systémového přístupu je znalost legislativy a jejích požadavků pro vlastní segment podnikání. I když první kroky jsou poněkud pracnější, výsledek, spočívající v dobré vlastní orientaci v požadavcích legislativy a míře jejího plnění je pak o to překvapivější a přesvědčivější. Tabulka 3 je ukázkou jednoho z možných utřídění těchto požadavků pro zvýšení povědomí ve firmě. Tabulka 3 - Ukázka přehledného uspořádání ustavení a dokladování způsobu plnění právních, dalších a interních požadavků (registru legislativy) Zákon nebo legislativní nařízení Způsob plnění v rámci organizace Co musí být zajištěno Povinné záznamy Místa uložení Nedostatky Poznámka Občanský zákoník Nařízení vlády č. 11/2002 kterým se stanoví vzhled a umístění bezpečnostních značek Jednotný vzhled bezpečnostních značek a jejich rozmístění Značky Dle plánku Není zajištěn ve všech lokalitách Řešeno úkolem 11/03 Nařízení vlády č. 495/2001, kterým se stanoví rozsah poskytování osobních ochranných prostředků Program ochranných prostředků Evidenční karty Tabulka činností a ochranných prostředků Dle registru rizik Není zapracován v celém rozsahu Řešeno úkolem 12/03 Nařízení vlády č. 18/2001 o úpravě náhrady za ztrátu na výdělku Informovanost pracovníků PAM - pro případ úrazu nebo nemoci z povolání Doklady v oddělení PAM PAM Zákon není dohledatelný Školení pracovníků Dobře formalizovaný a udržovaný systém bezpečnosti práce ochraňuje majitele firem od rizik spojených se sankcemi za neplnění právních požadavků. Zavést systém BOZP znamená znát rozsah a hloubku rizik, spojených s prováděním vlastního podnikání a vědomě volit optimální míru prevence za přiměřené náklady.Nejznámější normy, které daný systém popisují, jsou britská norma BS 8800 nebo mezinárodní norma OHSAS 18001. Systém péče o životní prostředí, zkráceně EMS, je systému bezpečnosti práce velmi podobný. I zde hrají roli právní požadavky, znalost jejich rozsahu a hloubky a vědomí, že je třeba najít optimální způsob jejich plnění pro zachování udržitelného rozvoje. Druhým klíčovým bodem tohoto systému je identifikace rozsahu vlivu vlastního podniku na životní prostředí a program ke snižování negativních dopadů. Systém je standardizovaný v rámci mezinárodní normy ISO 14001, případně v rámci Evropy Nařízením Rady (ES) 761/2001 (EMAS). S ohledem na vlastní výrobek je velmi důležité promyšleně plánovat výchozí materiály, technologie jak z hlediska materiálových bilancí tak i z hlediska spotřeby energií, balení j včetně likvidace obalů a posléze i výrobku samotného, v souladu s vývojem nových poznatků. Co znamená pro malou organizaci certifikace a proč právě usilovat o získání tohoto pomyslného ocenění? Certifikace systémů řízení je potvrzení, provedené kompetentní třetí stranou, že systém řízení odpovídá specifikovaným standardům. Lze ji chápat jako maturitní zkoušku řídicího systému, která potvrzuje nejen odbornou erudovanost pracoviště, ale i záruku vysoké pravděpodobnosti reprodukovatelnosti výsledků, minimalizace chyb bezpečného i efektivního provozu, šetrného k životnímu prostředí. Systémové normy jsou vyváženým předpisem toho, co správný systém má mít zajištěno, aby mohl být funkční a úspěšný. Splnění jenom určité části jeho požadavků nepřinese dostatečný efekt. Zpravidla je tendence vynechávat nepříjemné a nezáživné prvky, předpisující přezkoumávání, upravování,aktualizaci, zaznamenávání a dokladování určitých kroků. Vypuštěním těchto prvků se však management vzdává osvícené vlády nad vlastními procesy. Certifikace je také určitý milník, kterého lze dosáhnout , protože lidské snažení má být korunováno nějakým zakončením. Certifikát je potvrzením, že všechny prvky normy, které mají dohromady vytvořit vyvážený systém řízení, byly splněny vyváženým způsobem, že nic ze \"zlatých \" pravidel nebylo opomenuto. Ing. Marie Šebestová Elektrotechnický zkušební ústav Zdroj: ČEÚ