Svoz odpadů nově a lépe? Ano, specializované řešení existuje...

Naštěstí na trhu možných nástrojů přibyl nový pomocník a to informační systém Svoz Odpadů od renomovaného výrobce provozního a evidenčního software pro nakládání s odpady - společnosti INISOFT s.r.o.

V tomto článku je popsáno, jak takový specializovaný systém vzniká, co přesně řeší a jak lze nad uvedenou problematikou přemýšlet. Již při formulaci zadání, sepisování katalogu požadavků na takový informační systém, se setkáme s řadou podmínek, které není snadné v návrhu splnit, a přitom zachovat zásady správného modelu, navíc udržet jednoduché, názorné a přehledné uživatelské prostředí budoucího programu.

Na základě mnohaletých zkušeností se svozovou problematikou se naše společnost rozhodla vytvořit nový model řešení, jak evidovat opakovatelné služby v odpadovém hospodářství spojené s dopravou popř. s prodejem nebo pronájmem svozové nádoby. Samotné analýze předcházely návštěvy desítky (nejen) technických služeb, při kterých byl model řešení úspěšně konfrontován s realitou konkrétních provozů.

Základní požadavky

Přeskočme celé skupiny nejběžnějších požadavků kladených na většinu aplikací, jako je např. správa uživatelů, připojení na lokální i internetové číselníky, přehledy, převody dat, zálohování, propojení s okolními programy (účetnictví), protokolování, exporty atp. a pojďme se věnovat těm specifickým, charakteristickým právě pro svozovou problematiku.

Obecná versus svozová služba

Svozové služby mohou být opravdu různorodé. Svozové firmy nabízejí často pronájem nádoby, prodej pytlů a jiného materiálu, účtují si manipulaci s nádobou, úklid stanoviště, ale i např. cenu za vedení evidence nakládání s odpady. Je proto důležité založit návrh na obecné službě (jednotková cena, množství, jednotka, cena). Z těchto obecných služeb budou nazývány svozové právě ty, které mají vyplněný počet nádob, kód nádoby, množství a kód odpadu.

Používají se dva velmi odlišné druhy četností služby. Buď lze určit, v jaký konkrétní den se v daném kalendářním roce realizovala svozová služba dle smlouvy (Takovou četnost lze definovat výčtem kalendářních dnů nebo nějakým vzorcem např. každé druhé úterý v měsíci.). Nebo se četnost určí pouze zadání počtu realizací za dané období (např. jedenkrát za 14 dní). V tomto případě není znám přesný den, ale pouze předpokládané období realizace.

Přesto je potřeba (při použití obou druhů četnosti) z takové evidence fakturovat, generovat průběžnou evidenci odpadů apod. Zachovat oba druhy četnosti v jednom programu a např. umožnit nad oběma způsoby evidence jednotné přehledy, není vůbec jednoduché.

Základní ideu programu vystihuje schéma:

Tomuto pořadí bude odpovídat členění následujícího textu.

Smlouvy a subjekty

Je třeba respektovat odlišný přístup svozových firem k různým typům subjektů. K těm základním patří občan, firma, společenství vlastníků jednotek, obec. Existují totiž speciality pro subjekty typu nemocnice, škola, domov důchodců ..., ať už kvůli rozdílné sazbě DPH za tutéž službu nebo např. kvůli definici komunálního odpadu (problém s katalogovými čísly 2001XX vs. 1501XX). Podle platné legislativy např. musí mít ve svém domě podnikající občan smlouvu na odvoz odpadu. Jediná popelnice tak může být vnímána jako občanská i jako podnikatelská.

Na smlouvě musí být možnost uvést samostatně původce odpadu, který se od subjektu plátce může lišit. Další zvláštností je i subjekt jiné svozové firmy, pro kterou je provozovatel svozu ve vztahu subdodavatele. Přílohy k fakturám takových subjektů vyžadují podrobný rozpis pro přenesenou fakturaci resp. evidenci odpadů.

Již při podpisu smlouvy na svoz jsou často známy odchylky v pravidelnosti služby např. zúžení platnosti služby na určité období nebo různé počty nádob pro různá roční období atp. Takové odchylky je třeba evidovat stejně tak i způsob ošetření dalších anomálií, kdy např. plán svozu vychází na státní svátek, aby se minimalizovala nutnost ručního přeplánování termínů svozu.

Při každém zadání nové smlouvy s plátcem resp. při každé změně smlouvy dojde na pozadí programu k automatickému vygenerování návrhu svozového plánu tak, aby byly optimálně obslouženy veškeré požadavky služeb. Pokud se evidují u jednotlivých stanovišť svozů i mapové souřadnice, je aplikace schopna takový plán vypočítat až do úrovně příkazu k jízdě pro konkrétní vůz (minimum najetých kilometrů a maximum převezeného odpadu).

Plán a realizace svozu

Krom naplánovaných služeb existují druhy služeb, které je nutné objednat (tzv. na zavolání). Aplikace musí nabídnout způsob, jak do plánu služeb přidat nový požadavek služby, ať už z obecného ceníku nebo ze smlouvy daného plátce.

Vedle smluvních odchylek se provozovatel svozových služeb musí vypořádávat i s množstvím provozních odchylek od plánu služeb. (O změnu plánu zažádá zákazník nebo zasáhne počasí atp.) Změna je totiž v tomto oboru služeb jediná jistota, a proto je velmi důležité na základě všech požadavků (i těch neplánovaných) znovu vygenerovat, aktualizovat plán svozů.

Dále musí mít obsluha programu nad tímto plánem volnou možnost editace podle skutečně provedených realizací (co se neuskutečnilo, co se dělalo navíc a veškeré změny v množstvích, časech, cenách ...) Tento prostor realizací je těžištěm celého systému. Je proto nutné nabídnout všechny možné nástroje, jak realizace služeb volně editovat a přitom pravidelné služby ponechat v automatickém režimu.

Vyúčtování

Při našem zjišťování jsme se setkali se třemi způsoby výpočtu ceny za svozovou službu: paušálem (bez ohledu na počet svozů), za počet svozů a za hmotnost odpadu (bez ohledu na počet svozů a množství nádob).

Krom kalkulace paušálem se opět naráží na složitější problém, jak se účetně vypořádat se změnou v realizaci proti plánu, neboť většina služeb je hrazena předem při uzavírání smlouvy. Dobropis je jen jednou z mnoha požadovaných možností.

Evidence odpadů

Velkou přidanou hodnotou navrhovaného informačního systému, by měla být možnost generovat z provozních dat jak evidenci přepravy nebezpečných odpadů (např. pro svoz nemocničních odpadů), tak evidenci nakládání s odpady nebo např. podklady pro hlášení EKO-KOM. I zde je však potřeba překonat několik úskalí, např. jak správně promítnout celkové hmotnosti zvážených na koncových zařízeních (např. kukavůz zvážený na skládce) podle nějakého klíče na hmotnosti jednotlivých svozových nádob.

Další požadavky

Každá firma se v dnešní době zamýšlí nad tím, jak být zákazníkům ještě více užitečná, více efektivní, jak se udržet v popředí. Informační systém proto musí být sestaven tak, aby byl snadno rozšířitelný např. o různé motivační programy obcí pro třídění komunálního odpadu, čipy nebo čárové kódy na nádobách, věrnostní programy, slevy na poplatcích apod. Nebo jak do programu přidat zcela nové agendy např. údržba zeleně, hřbitovy, jiné místní poplatky ...