Jak řídit náklady efektivněji

Řada procesů, činností a služeb, které přímo nesouvisejí s core businessem, jsou součástí chodu každé firmy. Pro její fungování a existenci jsou ovšem nezbytné. Do podpůrných činností patří například správa energií, osvětlení, údržba, revize a opravy technického zařízení budovy či odpadové hospodářství. Dále pak kurýrní a poštovní služby, úklidové práce, inventarizace, datová centra a zpracování dat, telekomunikační provoz, skladovací služby, parková úprava, ale také správa vozového parku, recepce, tlumočení a překlady, bezpečnostní služby, rozúčtování nájemného a dalších poplatků, údržba výtahů, kopírování, tiskové služby nebo firemní stravování či catering pro speciální příležitosti. Zkrátka vše, co souvisí s běžným životem firmy, avšak nesouvisí s jejím hlavním předmětem podnikání.

Pokud bychom měli laikovi vysvětlit, jakým oborem se zabýváme, řekli bychom, že poskytujeme komplexní portfolio služeb, jehož cílem je vytvořit odpovídající pracovní prostředí pro zaměstnance. Naším úkolem je tak např. zajištění odpovídající teploty v místnostech, kde klient pracuje, provoz poštovních služeb, kompletní chod recepce, ostraha budovy či přístup zaměstnanců do kantýny a další provozní záležitosti. Pojem facility management je často chápán jen jako správa kancelářských budov, což je značně nepřesné. Zajistit odpovídající pracovní prostředí je totiž nutné jak pro úředníka v kanceláři, tak pro pracovníka ve výrobním závodě nebo prodavačku v supermarketu.

Firmy často volí formu outsourcingu a zbavují se tak některých činností, aby si samy uvolnily ruce a mohly se soustředit na to, co jim jde nejlépe. Výhodou outsourcingu facility managementu jsou mj. nižší průběžné investice do interní infrastruktury, inovační potenciál a vedení v oblasti nových myšlenek. Přeci jen zajišťování veškeré funkcionality vlastními silami si žádá nové pracovníky, jejich zaškolování a dochází tak k nárůstu cen produktů společnosti. V neposlední řadě důvodem pro outsourcing podpůrných služeb jsou také finance. V mnoha případech může zajištění služeb facility managementu přinést snížení provozních nákladů až o 30 %, snížení prostorových nároků až o 40 %. Informace o facility managementu zpracované externím dodavatelem jsou využitelné jako strategický přehled pro plánování nebo pro zpřesnění účetnictví a inventarizace, dále pro rozdělení nájemného a odpisů, optimalizaci prostředků i pro adresnost nákladů. Tento klíčový faktor je silně motivující zejména v období hospodářské recese. Předností facility managementu je i možnost uplatnění a nasazení jak v podnikové oblasti v průmyslu, u finančních institucí, administrativních či obchodních center, ale i u státních institucí v sektoru zdravotnictví nebo školství.

Jako nejvýhodnější se jeví zadat celou zakázku jednomu velkému dodavateli, který se postará o všechny podpůrné činnosti naráz. Právě přenechání co největšího balíku služeb jedinému dodavateli přináší největší úspory. Spojení různých podpůrných činností do jednoho celku je známé jako integrovaný facility management. Stále větší důraz je kladen nejen na optimalizaci nákladů a kvalitu služeb, ale také na odbornou způsobilost personálu zajišťujícího podpůrné služby, vynikající technologické vybavení či zákaznicky orientovaný přístup. To vše s důrazem na vytvoření optimálních podmínek pro maximální efektivitu podnikání. Mezi nejúspěšnější projekt integrovaného facility managementu patří projekt realizovaný společností OKIN FACILITY pro Philip Morris ČR, a.s. Projekt je kromě své velikosti specifický i tím, že pracuje na bázi tzv. shared saving modelu. To znamená, že výše dosažených úspor klienta má přímou vazbu na výši odměny OKIN FACILITY.

V poslední době je v souvislosti s facility managementem často skloňován také systém tzv. SLA (service level agreements). Zkratka pod sebou skrývá definici toho, co odběratel služby přesně očekává a zároveň se kvantifikují rizika plynoucí z neposkytnutí služby ve sjednaném rozsahu. Klient má tak jistotu, že obdrží pokaždé přesně stanovený standard a umožní mu sledovat úroveň kvality služby. Fungování SLA je zajištěno pouze přesným stanovení rozsahu služby, časového rozsahu i určením osoby, která jej bude vykonávat. V dohodě je nutné uvést i požadovanou kvalitu služby, vstupní podmínky, způsob převzetí a odsouhlasení poskytované služby.

Michal Zapletal
Autor je obchodní ředitel OKIN FACILITY

ZDROJ: FINANČNÍ MANAGEMENT