EMS - Systémy řízení životního prostředí, díl 3. - Požadavky systému

Postup zavádění EMS je nejlépe patrný z následujícího obrázku, dále jsou podrobněji rozebrány jednotlivé kroky zavádění, respektive požadavky normy ISO 14 001 na tyto kroky. Vstupní zhodnocení EMS Není jistě náhodou, že vstupní zhodnocení se nachází hned na prvním místě v postupu budování EMS. Po uvědomění si potřeby zavedení EMS je logickým krokem "určení mantinelů a pravidel hry". Bude sloužit ve velké většině podniků (nenajdeme u nás zřejmě mnoho podniků s fungujícím systémem řízení ŽP) pro uvedení managementu do problematiky ŽP. Kromě vyhodnocení konkrétních vlivů podniku na ŽP rozkryje i úroveň řízení a ekonomiky v této oblasti, vztahy s tzv. zainteresovanými stranami, rizika vyplývající ze starých zátěží, hrozící sankce, případně rizika ekologických havárií a další. Provedení vstupního zhodnocení je předpokladem pro další kroky zavádění EMS jako jsou určení politiky podniku vůči ŽP, stanovení požadavků na personální zabezpečení projektu, ale především pro vytvoření registru vlivů a nařízení. Kvalita provedení vstupního zhodnocení významným způsobem ovlivní náročnost výše uvedených etap zavádění EMS. Z tohoto důvodu lze předpokládat, že vstupní zhodnocení bude u středních a velkých podniků prováděno téměř výhradně externími konzultanty, naopak v dalších fázích zavádění převažuje podíl práce vlastních zaměstnanců podniku. 4.2 Environmentální politika (číslováno dle normy ISO 14 001) Vrcholové vedení musí stanovit environmentální politiku organizace a zajistit, aby a) odpovídala povaze, rozsahu a environmnetálním dopadům činností, výrobků a služeb podniku, b) obsahovala závazek k neustálému zlepšování a prevenci znečišťování, c) obsahovala závazek plnit požadavky platných zákonů a nařízení na ochranu ŽP a jiné požadavky, kterým organizace podléhá, d) poskytovala rámec pro stanovování a přezkoumání environmentálních cílů a cílových hodnot, e) byla dokumentována, realizována a udržována a sdělována všem zaměstnancům, f) byla dostupná veřejnosti. 4.3 Plánování 4.3.1 Environmentální aspekty Organizace musí vytvořit a udržovat postupy k identifikaci environmentálních aspektů svých činností, služeb a výrobků, které může řídit a na které může podle očekávání mít určitý vliv, tak, aby mohly být určeny ty aspekty, které mají nebo mohou mít významné dopady na životní prostředí. Organizace musí zajistit, aby aspekty, vztahující se k těmto významným dopadům byly vzaty v úvahu při stanovování environmentální politiky. 4.3.2 Právní a jiné požadavky Organizace musí vytvořit a udržovat postup identifikace a zajištění přístupu k právním a jiným požadavkům, kterým podléhá, a které jsou přímo uplatnitelné na environmentální aspekty jejích činností, výrobků nebo služeb. 4.3.3 Cíle a cílové hodnoty Organizace musí vytvořit a udržovat dokumentované environmentální cíle a cílové hodnoty pro každou příslušnou funkci a úroveň v rámci organizace. Při stanovování a přezkoumávání svých cílů organizace musí zvážit právní a jiné požadavky, své významné environmentální aspekty, technologické možnosti a své finanční, provozní a podnikatelské požadavky a názory zainteresovaných stran. Cíle a cílové hodnoty musí být v souladu s environmentální politikou organizace a se závazkem předcházet znečišťování. 4.3.4 Programy environmentálního managementu Organizace musí vytvořit a dodržovat programy na dosažení svých cílů a cílových hodnot. Ty musí obsahovat: a) určení odpovědnosti za dosažení cílů a cílových hodnot pro každou příslušnou funkci a úroveň organizace, b) prostředky a časový rámec, ve kterém jich má být dosaženo. Pokud se projekt týká nového vývoje a nové nebo pozměněné činnosti, výrobků, či služeb, pak tam kde je to odpovídající, musí být programy upraveny tak, aby se zajistilo, že environmentální management bude aplikován i na tyto projekty. 4.4 Zavedení a provoz 4.4.1 Struktura a odpovědnost Úlohy, odpovědnost a pravomoci se musí definovat, dokumentovat a sdělovat tak, aby byl usnadněn efektivní environmentální management. Vedení musí poskytnout zdroje nezbytné pro zavedení a řízení systému environmentálního managementu. Mezi zdroje patří lidské zdroje a specializované dovednosti, technologie a finanční zdroje. Vrcholové vedení organizace musí jmenovat zvláštního zástupce vedení, jemuž musí být bez ohledu na další povinnosti určeny úkoly, odpovědnost a pravomoci, aby a) bylo zajištěno stanovení, zavedení a plnění požadavků na systém environmentálního managementu ve shodě s touto mezinárodní normou, b) byly podávány zprávy o výsledcích systému environmentálního managementu vrcholovému vedení k přezkoumání a jako základ zlepšování systému environmentálního managementu. 4.4.2 Výcvik, povědomí a odborná způsobilost Organizace musí určit potřeby v oblasti výcviku. Musí požadovat, aby všichni zaměstnanci, jejichž práce může mít významný dopad na životní prostředí, byli odpovídajícím způsobem vycvičeni. Organizace musí vytvořit a udržovat postupy, které její zaměstnance či členy v každé jednotlivé funkci a na každé úrovni poučí o a) důležitosti shody s environmentální politikou, s postupy a požadavky systému environmentálního managementu, b) významných environmentálních dopadech jejich pracovních činností, skutečných nebo potenciálních, a o environmentálních přínosech zlepšeného osobního chování, c) jejich úlohách a odpovědnosti za dosažení shody s environmentální politikou a postupy a s požadavky systému environmentálního managementu včetně havarijních plánů a požadavků na reakce v případě havárie, d) potenciálních následcích nedodržení stanovených provozních postupů. Zaměstnanci, provádějící úkony, které mohou mít významné environmentální dopady, musí být k tomu způsobilí na základě odpovídajícího vzdělání, výcviku a (nebo) zkušeností. 4.4.3 Komunikování Ve vztahu ke svým environmentálním aspektům a k systému environmentálního managementu organizace musí vytvořit a udržovat postupy pro a) interní komunikování mezi různými úrovněmi a funkcemi organizace b) přijímání, dokumentování a odezvu na zásadní podněty od externích zainteresovaných stran. Organizace musí zvažovat postupy pro externí komunikaci týkající se významných environmentálních aspektů a zaznamenávat svá rozhodnutí v této věci. 4.4.4 Dokumentace systému environmentálního managementu Organizace musí vytvořit a udržovat informace v psané nebo elektronické podobě, které a) budou popisovat základní prvky systému managementu a jejich vzájemnou součinnost, b) poskytnout odkaz na navazující dokumentaci. 4.4.5 Řízení dokumentů Organizace musí vytvořit a udržovat postupy řízení všech dokumentů vyžadovaných touto mezinárodní normou tak, že a) budou snadno přístupné, b) budou pravidelně přezkoumávány, revidovány podle potřeby a jejich správnost bude schvalována k tomu zmocněnými pracovníky, c) aktuální verze příslušných dokumentů budou k dispozici na všech místech, kde jsou prováděny operace nezbytné pro fungování systému environmentálního managementu, d) zastaralé dokumenty budou okamžitě vyřazeny na všech místech kde byly vydány a užívány, nebo jinak zajištěny proti neúmyslnému chybnému použití, e) všechny zastaralé dokumenty, archivované pro právní účely nebo za účelem zachování informací, budou vhodně označeny. Dokumentace musí být čitelná, datovaná (s daty revize) a snadno přístupná, udržovaná v pořádku a po určenou dobu archivovaná. Musí se vytvořit a udržovat postupy a odpovědnosti týkající se vypracování a pozměňování různých druhů dokumentů. 4.4.6 Řízení provozu Organizace musí určit ty operace a činnosti, které souvisejí se stanovenými významnými environmentálními aspekty ve shodě s politikou, cíli a cílovými hodnotami organizace. Organizace musí tyto činnosti včetně údržby plánovat tak, aby byly prováděny za přesně stanovených podmínek, a to a) stanovením a udržováním dokumentovaných postupů pro situace, kde by bez těchto postupů mohlo dojít k odklonu od environmentální politiky, cílů a cílových hodnot. b) Ustanovením provozních kritérií v těchto postupech, c) Stanovením a udržováním postupů pro identifikovatelné významné environmentální aspekty zboží a služeb, používaných organizací a sdělením příslušných postupů a požadavků dodavatelům a smluvním partnerům. 4.4.7 Havarijní připravenost a reakce Organizace musí vytvořit a udržovat postupy k identifikaci možností vzniku havarijních situací a situací havarijního ohrožení a pro reakce na ně a postupy pro prevenci a zmírnění environmentálních dopadů, které tyto situace mohou způsobit. Organizace musí, tam kde to je zapotřebí, přezkoumávat a revidovat své havarijní plány a postupy, a to především po vzniku havárií nebo situací havarijního ohrožení. Organizace musí, tam kde to je možné, tyto postupy pravidelně přezkušovat. 4.5 Kontrola a nápravná opatření 4.5.1 Monitorování a měření Organizace musí vytvořit a udržovat dokumentované postupy pravidelného monitorování a měření klíčových znaků svého provozu a činností, které mohou mít významný dopad na životní prostředí. Postupy musí zahrnovat zaznamenávání informací sledujících činnosti, příslušné nástroje řízení provozu a shodu s cíli a cílovými hodnotami organizace. Monitorovací zařízení musí být kalibrováno a udržováno a záznamy z tohoto procesu musí být uchovávány podle postupů stanovených organizací. Organizace musí vytvořit a udržovat dokumentovaný postup pro periodické vyhodnocování shody s příslušnými environmentálními zákony a nařízeními. 4.5.2 Neshoda, nápravná a preventivní opatření Organizace musí vytvořit a udržovat postupy pro definování odpovědnosti a pravomocí pro řešení a zkoumání neshody, pro akce vedoucí ke zmírnění vzniklých škod a pro zahájení a dokončení nápravných a preventivních opatření. Všechna nápravná či preventivní opatření, která budou podniknuta pro odstranění příčin skutečné i potenciální neshody, musí odpovídat rozsahu problémů a být souměřitelná se vzniklým environmentálním dopadem. Organizace musí zavést a zaznamenávat jakékoli změny v dokumentovaných postupech vycházející z nápravných a preventivních opatření. 4.5.3 Záznamy Organizace musí vytvořit a udržovat postupy identifikace , vedení a likvidace environmentálních záznamů. Tyto záznamy musí obsahovat i záznamy o výcviku a výsledcích auditů a přezkoumání. Environmentální záznamy musí být čitelné, identifikovatelné a musí jasně navazovat na činnosti, výrobky nebo služby, o které se v nich jedná. Environmentální záznamy musí být ukládány a udržovány tak, aby byly snadno dostupné, chráněny proti poškození, znehodnocení nebo ztrátě. Musí být stanovena a zaznamenávána doba, po kterou se uchovávají. Záznamy se musí udržovat, a to podle systému a organizace, k prokázání shody s požadavky této mezinárodní normy. 4.5.4 Audit systému environmentálního managementu Organizace musí stanovit a udržovat programy a postupy pro provádění periodických auditů systému environmentálního managementu, tak aby a) bylo určeno, zda systém environmentálního managementu 1. odpovídá plánovaným krokům environmentálního managementu včetně požadavků této mezinárodní normy a 2. je správně veden a udržován a b) poskytly vedení organizace informace o výsledcích auditů. Program auditů organizace, včetně harmonogramů musí být založen na environmentálním významu dané činnosti a na výsledcích předešlých auditů. Aby byly audity vyčerpávající, musí směrnice pro provádění auditů stanovovat rozsah auditu, četnost a metodologii stejně tak jako odpovědnosti a požadavky na provádění auditů a podávání zpráv o jejich výsledcích. 4.6 Přezkoumání vedením organizace Vrcholové vedení organizace musí v intervalech, které samo určí, přezkoumávat systém environmentálního managementu tak, aby byla zajištěna jeho trvalá vhodnost, adekvátnost a účinnost. Proces přezkoumání musí zajistit shromáždění nezbytných informací k tomu, aby vedení organizace mohlo provést toto vyhodnocení. Toto přezkoumání musí být dokumentováno. Vedení organizace se při přezkoumání musí zabývat možnou potřebou změnit politiku, cíle nebo jiné prvky systému environmentálního managementu s ohledem na výsledky auditu systému environmentálního managementu, měnící se okolnosti a závazek neustálého zlepšování. Certifikace Jedním z hlavních principů QMS i EMS je ověřování funkčnosti a spolehlivosti systému v pravidelných cyklech. Certifikáty se vlastně ?propůjčují? a certifikační orgán prodlužuje jejich platnost na základě opakované prověrky (auditu). Praxe z QMS ukazuje, že platnost certifikátu je asi 3 roky. Radek Janoušek