Jak dostat nemovitost do kondice

Optimalizace nákladů a efektivní fungování podniku jsou cíle, jimiž se podnikatelé prakticky denně zabývají. Kde začít šetřit, aby to přineslo pozitivní efekt? Kladete-li si stejnou otázku, zkuste se zamyslet nad efektivní správou své nemovitosti a dostaňte ji do kondice.

Jakkoliv může přirovnání k lidskému tělu a procesům působit otřepaně, málokde funguje tak dobře jako v případě komplexní správy nemovitostí neboli Facility Managementu. Ačkoliv je každá nemovitost ze své podstaty neživotná, představuje více či méně složitý organismus, o jehož kondici je nutné se řádně starat.

CO JE FACILITY MANAGEMENT?

Facility Management se ve světě formuje již více než třicet let, Evropská unie se tomuto odvětví věnuje od roku 2007 v několika samostatných normách, a také v tuzemsku se o popularizaci a profesionalizaci oboru snaží už více než jednu dekádu česká pobočka organizace IFMA (International Facility Management Association). Přestože v očích veřejnosti sice stále představuje v mnohých případech pouze vznešený název pro úklid či domovnické práce, špičkoví manažeři z řad nadnárodních i českých předních společností se již dávno naučili oceňovat přínos komplexního Facility Managementu.

Evropská legislativa jej definuje jako "integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti." Na první pohled těžkopádná formulace v sobě skrývá hned několik lákavých manažerských pojmů. O integraci, rozvoji a efektivitě lze nicméně mluvit pouze při dodržení několika základních a zásadních pravidel. Pojďme se na ně blíže podívat.

IN/OUT? NECHTE SI PORADIT

In nebo out? Je zásadní rozhodnutí, které z podpůrných činností core businessu outsourcovat, a pro které je vhodnějším řešením pokračující insourcing. Každá organizace a její nemovitosti jsou v tomto ohledu unikátní a vyžadují řešení ušité na míru.

Podstatou komplexního Facility Managementu je totiž sladění prostor, pracovníků a procesů do jednoho funkčního celku, což je v případech velkých nemovitostí a organizací nelehký úkol. Již ve fázi přípravy výběrového řízení je tak více než vhodné navázat spolupráci s profesionální poradenskou firmou, která analyzuje potřeby dané společnosti a nemovitostí, nastaví jejich rozsah a kvalitu služeb. Na základě analýz je pak převede v konkrétní výběrové řízení, z něhož vzejde několik navzájem porovnatelných řešení integrovaného Facility Managementu. Záměrné či bezděčné opomenutí této fáze je častou chybou s více či méně fatálními následky pro následné služby facility managementu.

CO JE V DOMĚ ...

... často vlastník objektu netuší. Je pravdou, že tyto informace vlastníka zajímat nemusí. V ideálním případě má pro tyto účely interní specialisty nebo externí správce, kteří pro něj potřebné činnosti zajišťují. Problém může nastat při snaze o optimalizaci nebo v situaci, kdy již stávající stav nefunguje. V takové chvíli je zásadní mít k dispozici precizní pasport objektu a stávajících in/outsourcovaných podpůrných služeb.

Ing. Zdeněk Švanda, předseda představenstva STRABAG Property and Facility Services a.s., jednoho z předních tuzemských poskytovatelů Facility Managementu, k tomu říká: "Pokud chci v životě cokoliv vylepšit, musím nejdřív dost dobře vědět, jak jsem na tom teď. Řada subjektů tuto fázi podcení a v tomto stavu neznalosti objektů vypíše výběrové řízení na služby Facility Managementu. Do toho sice pozve přední subjekty na trhu, které nicméně daleko více bojují s nekompletním zadáním než s přípravou opravdu kvalitní nabídky správy nemovitosti. Výsledkem je shluk navzájem neporovnatelných řešení, z nichž se v drtivé většině vybere to nejlevnější, což se samozřejmě ne vždy rovná optimálnímu a efektivnímu. Po kratší či delší době od začátku poskytování služeb se začínají objevovat problémy s kvalitou služeb, které v nejhorším případě skončí předčasným vypovězením nového správce a opakování celého procesu. Všemu se přitom dá při přípravě tendru velice snadno předejít."

NESMIŘTE SE S PRŮMĚREM

Teprve na precizně vypracovaný pasport a transparentní zadávací podmínky tendru lze naroubovat nástroje moderního komplexního Facility Managementu, které napomáhají efektivnímu provozu dané nemovitosti a maximálnímu pohodlí v ní sídlících uživatelů.

Pro tyto účely se vypracují smluvní mechanismy v podobě takzvaných SLA (Service Level Agreement) a KPI (Key Performance Indicators). SLA slouží k detailní specifikaci standardů jednotlivých poskytovaných služeb, aby v každém okamžiku po celou dobu platnosti kontraktu byla jasně definovaná požadovaná kvalita služeb. Specifikují se tak i nejelementárnější každodenní činnosti, kvalita personálu nebo třeba reakční časy v případě běžných požadavků i havarijních stavů. Související KPI pak plnění služeb efektivně měří a vyhodnocuje, a nejen udržuje požadovanou kvalitu, ale pomocí pozitivních i negativních sankčních mechanismů nutí poskytovatele FM služeb k jejich optimalizaci. O všem má klient díky CAFM (Computer Aided Facility Management) softwaru dokonalý přehled.

LIDSKÝ FAKTOR

Moderní, zejména kancelářské objekty se dnes navíc standardně staví s momentálně velice populárními tzv. zelenými certifikacemi (LEED, BREEAM, Green Building), které počítají s ekologickým a energeticky efektivním provozem nemovitostí. Samozřejmě ani nejpreciznější zelené certifikáty, smluvní mechanismy a informační technologie neodstraní z procesů lidský faktor. Efektivní provoz a s ním související správa nemovitosti nemohou existovat bez kvalitního personálu na straně poskytovatele a odpovědného chování uživatelů objektu na straně druhé. Jen tak se efektivita Facility Managementu neukáže jen na provozních nákladech vlastníka objektu, ale hospodárný a ekologický přístup v důsledku přispěje k ochraně životního prostředí nás všech.

7 KROKŮ K EFEKTIVNÍ SPRÁVĚ NEMOVITOSTÍ

1. Jasný úmysl a přesně formulovaná očekávání od stávajícího i budoucího správce objektu,

2. precizní pasportizace objektu a instalovaných technologií, stávajících outsourcovaných služeb a interních procesů Facility Managementu,

3. standardizované zadání, s transparentní konstrukcí ceny,

4. návrh smlouvy s jasně vymezenými standardy služeb (SLA) a hodnotícími mechanismy (KPI),

5. stanovení několika kritérií pro hodnocení uchazečů (cena, kvalita personálu, reference, apod.),

6. vymezení minimální cenové a kvalitativní hranice, pod níž budou nabídky hodnoceny jako dumpingové nebo nereálné,

7. vícekolový proces výběru vítěze..

Evropská legislativa definuje Facility Management jako "integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti."

ZDROJ: MODERNÍ ŘÍZENÍ