zpravodajství životního prostředí již od roku 1999

Jaký osud čeká papír v kancelářích budoucnosti?

06.06.2014
Obecné
Jaký osud čeká papír v kancelářích budoucnosti?

Papír byl a je nosičem informací. Často bývá hmatatelným důkazem různých dohod, mnohdy zabírá jen místo ve skříních na pracovištích. Jaký ho tedy čeká osud v dnešní digitální éře?

Budoucnost papíru z pohledu práva


Josef Donát
specialista v oblasti práva ICT a veřejných zakázek

Papír je tu s námi už několik tisíc let. Dá se očekávat, že nějakou tu dobu ještě zůstane, ale ve světle pokračující digitalizace našich životů jeho role postupně upadá. I když právo je v adaptaci na technologické pokroky o něco pomalejší, už i právníci pomalu přicházejí digitalizaci na chuť. Překvapivě ono "co je psáno, to je dáno" už neznamená nezbytně jen smlouvu sepsanou na jednom listu papíru s vlastnoručními podpisy modrým inkoustem, ale může to být i elektronický dokument ve formátu .pdf, u kterého nám jakási aplikace v počítači řekne, že elektronické podpisy připojené k takovému souboru jsou uznávané, platné a věrohodné.

Papír má v právním světě svou neopominutelnou roli a některé právní jednání nelze učinit jinak - například koupit nemovitost čistě elektronickou cestou stále ještě nejde. Domnívám se, že je to jen otázkou času, než i tyto operace budou možné, a jsem přesvědčen, že to je správně. Výhody elektronické formy jsou zjevné - počínaje nižšími náklady, větší šetrností k životnímu prostředí přes možnost distančního uzavírání smluv až po prostorově nenáročnou archivaci. S těmito výhodami nemůže papír soupeřit.

To, proč elektronická forma stále ještě nenahradila zcela tu papírovou, spočívá v potenciálně problematické důvěryhodnosti elektronického jednání, resp. v nedostatku jistoty, že právní jednání učiněné elektronickou formou bude platné, důvěryhodné a vymahatelné i za dalších 10 let.

Tímto problémem papírová forma netrpí, když při správné archivaci papír uchová obsah v čitelné podobě i desítky let, přičemž ověřit identitu podepisující osoby lze relativně bez komplikací i mnoho let zpětně. Papírová forma má výhodu spočívající ve fyzické vnímatelnosti, protože lidé mají tendenci důvěřovat více tomu, na co si mohou sáhnout, než jedničkám a nulám ležícím kdesi v cloudu. Důležitost na formu dokumentu je tím vyšší, čím větší je hodnota činěné transakce, takže zatímco CD si klidně uživatel koupí bez obav na internetu, auto už prodejce raději prodává osobně, aby se přesvědčil, že kupující je skutečně ten, za koho se vydává. Jsem si jistý, že elektronizace dokumentů bude pokračovat, ale každý by měl mít možnost využít alternativu tradiční papírové formy, a to přinejmenším do doby, než bude pro valnou většinu obyvatel přirozenější a dostupnější klikat myší než vzít do ruky plnicí pero a zanechat po sobě hmatatelnou stopu.

>> I když právo je v adaptaci na technologické pokroky o něco pomalejší, už i právníci pomalu přicházejí digitalizaci na chuť. <<


Papír ve stínu digitálních podpisů


Michal Noha
vedoucí oddělení odbytových informačních systémů, odbor podpory prodeje Raiffeisen stavební spořitelny

Doba se stále zrychluje a nároky klientů jsou čím dál vyšší. S nimi souvisí zavádění nových technologií, jakými mohou být právě signpady. Jejich zavedení u nás ve společnosti má pozitivní dopad jak pro finanční poradce, tak i pro klienty. Největším benefitem je výrazně zrychlené vyřizování úvěrových žádostí. Stávající klienti se mohou výsledek dozvědět už během několika minut a i noví klienti mají nejpozději do druhého dne potvrzeno, zda úvěr získají.

Každá nově zaváděná technologie s sebou však nese hodiny práce na její implementaci. Na projektu biometrických podpisů jsme intenzivně pracovali už v loňském roce. Koncem srpna 2013 byla spuštěna nová verze systému pro obchodníky CIBIS-Sale, který nyní umožňuje nejen sepisovat smlouvy rovnou elektronicky, ale také přikládat všechny potřebné dokumenty v digitální, naskenované podobě. Podpisové tablety, signpady, jsou posledním krokem v tomto výrazném urychlení našich smluvních procesů. Proto jsme zároveň spustili pilotní projekt s 50 testovacími zařízeními a začátkem letošního roku jsme signpady uvedli do ostrého provozu. Tomu předcházely i nutné právní rozbory a schvalování, kdy jsme ověřovali platnost takto uzavřených smluv z hlediska české legislativy. Vše se podařilo, a v současnosti naši obchodní zástupci využívají celkem 200 zařízení, každé poradenské místo je vybaveno alespoň jedním signpadem.

Biometrický podpis je také mnohem bezpečnější - zařízení snímá i rychlost nebo sklon podpisu či tlak tužky na podložku, tedy faktory, které běžný podpis nezachytí. Klient navíc smlouvu získává rovnou i v elektronické podobě a ví, že vše proběhlo správně. Z interního pohledu nám díky digitalizaci klesají náklady na tisk papírových smluv a poštovné za odeslané smlouvy na straně obchodníků i na manuální skenování smluv. Smlouvy se totiž rovnou pod konkrétním označením ukládají do elektronického archivu.

To nám přináší i jistotu, že dokument opravdu máme, a nemusíme řešit problémy vyplývající z nedoručené poštovní zásilky. Z řádu několika dní, než se smlouva dostala do archivu, je tak rázem několik vteřin. Aktuální produkce ukazuje, že v současnosti nám díky biometrickému podpisu odpadá skenování zhruba 1000 dokumentů týdně a počty nadále rostou. Do budoucna tak předpokládáme výraznou finanční úsporu nákladů, ať už jde o papírové formuláře, tisk, poštovné, nebo náklady na manuální práci ve skenovně.


>> Každá nově zaváděná technologie s sebou však nese hodiny práce na její implementaci. <<

Bezpapírová kancelář je zatím jen vize


Daniel Míka
Marketing Director Business Imaging Group, Canon CZ & SK

Fenomén bezpapírové kanceláře byl horkým tématem již cca před třiceti lety. Vizionáři a experti se díky rychlému pokroku počítačových technologií předháněli v prognózách odsuzujících papír v kanceláři k rychlému zániku. Technologický pokrok dokonce zdaleka předčil jejich tehdejší očekávání. Za více než čtvrtstoletí již skutečně trávíme většinu času nad elektronickými - nikoliv papírovými - dokumenty. Informace sdílíme písemně, ovšem digitálně a on-line, a to v kanceláři, doma, na cestách, klidně i na kole. Navíc máme nejenom nástroje, ale i zákonné normy vymezující archivaci dokumentů v digitální podobě včetně zajištění jejich autentičnosti. A přesto je výsledkem podle některých analytiků až 25% nárůst papírových dokumentů u většiny firem. Čím to?

Viníkem je klesající cena tiskových technologií a vytištěné stránky. Za uplynulé období skutečně dramaticky klesla cena tiskáren a multifunkcí jak při jejich pořízení do firemního majetku (tiskárnu může mít na stole každý), tak i při tisku dodávaného prostřednictvím tiskové služby (ceny za vytištěnou stránku). Podíl na této "vině" nesou nejen výrobci, ale také podnikoví nákupčí a tlak na pořizovací cenu. Jenomže stinnou stránku tohoto počínání si již uvědomily zejména větší firmy a svoji krátkozrakost léčí optimalizací tiskových procesů. To vede k nižšímu počtu tiskáren, menší spotřebě papíru (duplexní tisk, odstranění zapomenutých tiskových úloh) a celkově nižším nákladům. Optimalizace tisku se stává nutností i pro malé firmy. Optimalizační proces ovšem cílí pouze na viditelnou špičku pomyslného papírového ledovce.

Vše prý vyřeší digitální archiv a elektronický podpis. K bezpapírové kanceláři vykročilo mnoho firem digitalizací dokumentů a jejich přesunem do digitálního archivu. Jenže samotná digitalizace dokumentů a systém pro jejich oběh (DMS) ještě nutně nesnižuje množství obíhajícího papíru v kanceláři. Zavedení DMS si dnes může dovolit i malá kancelář a jeho základní nasazení trvá řádově týdny. Ke skutečnému snížení papíru dochází až po zavedení pracovních procesů - digitálních - do běžného života zaměstnanců. Klíčovým pro úspěch se stává "life hacking", tj. nové procesy musejí přinášet vyšší výkon a současně zvýšit celkové pohodlí zaměstnance (do kterého adresáře jsem to sakra dal?). Celkový "klid mysli" podpoří i zaškolení nejen na úrovni rozhraní (stiskni a vyplň tohle - tady), ale především vysvětlení logiky změny a přínosu pro výkon celé firmy. Podobně jako je stále samozřejmější ekologické chování jednotlivců a firem, bude postupně docházet i ke snížení papírových dokumentů, jen to nepůjde tak rychle.

A konečně, samotný papírový dokument či výtisk není nutně známkou zaostalosti nebo ekologického zla. Rozdíl v účinku kvalitně vytištěné personalizované pozvánky a mailového spamu bude spíše narůstat. Stejně jako rozdíl mezi kvalitně vytištěnou fotkou ze zrcadlovky a insta/hipsta obrázkem v sociální síti.


>> A konečně, samotný papírový dokument či výtisk není nutně známkou zaostalosti nebo ekologického zla. <<

Papír v číslech

Teoretický výpočet spotřeby dřeva na množství papíru

Z jednoho smrku se vyrobí zhruba 80 000 archů A4 běžného kancelářského papíru o plošné hmotnosti 80 g/m. Novinový papír obsahuje na rozdíl od kancelářského papíru i určitý podíl dřevoviny, čímž se šetří dřevo. Běžný výtisk celostátního deníku HN o formátu A3 a 20 stranách váží téměř 67 gramů. Z jednoho stromu se za tohoto předpokladu vyrobí cca 10 600 výtisků.

Světová produkce papíru

Na světě se v současné době vyrobí za rok asi 350 mil. tun papíru. Téměř 92 % veškeré světové produkce se vyrobí v Asii, Evropě a Severní Americe.

Po dlouhá desetiletí si státy Severní Ameriky, zvláště Spojené státy, udržovaly vedoucí pozici ve výrobě papíru. Až obrovský nástup produkce v Asii znamenal změnu rozložení center papírenského průmyslu.

V Asii se podle nejnovějších údajů (2005) vyrobí asi 120 mil. tun papíru, přičemž Evropa (hlavně Skandinávie) ji těsně následuje.

Spotřeba papíru v České republice

Podle údajů ACPP činila v roce 2010 naše spotřeba papíru 1,343 milionu tun. Vyrobeno u nás bylo 769 tisíc tun, ovšem 694 tisíc tun bylo vyvezeno. Dovezeno naopak bylo 1268 tisíc tun papírenských produktů.

Komentáře k článku. Co si myslí ostatní?

Další články
Chystané akce
INISOFT s.r.o.
19
1. 2021
19.1.2021 - Seminář, školení
Liberec, hotel Centrum Babylon
INISOFT s.r.o.
20
1. 2021
20.1.2021 - Seminář, školení
Praha, hotel Globus
INISOFT s.r.o.
21
1. 2021
21.1.2021 - Seminář, školení
Olomouc, Clarion Congress
21
1. 2021
21.1.2021 - Seminář, školení
Hotel Globus
Podněty ZmapujTo
Mohlo by vás také zajímat
Naši partneři
Složky životního prostředí